Preventieve mediation

Wat is preventieve mediation?

Het doel van preventieve mediation is de ‘klokken gelijkzetten’ voor de start van- of tijdens een samenwerking. Het proactief doornemen van belangrijke zaken in plaats van reactief.
Het in de voorfase van een samenwerking met elkaar ‘in de diepte gaan’ en de belangrijkste samenwerkingselementen echt doorspreken. Niet alleen de harde elementen (zoals cijfers en bedingen). Maar ook zachtere elementen (zoals verwachtingen naar elkaar, persoonlijke doelstellingen en omgangsvormen). En na afstemming het daaraan committeren. Het leidt tot wederzijds begrip en verbondenheid. Dat vergroot de kans op succes van de samenwerking en verminderd de kans op uitval, ontslag of conflicten.

Bij deze mediation vorm is het wenselijk dat de mediator ook vakinhoudelijke kennis en ervaring heeft van de samenwerkingsvorm naast zijn algemene mediation vaardigheden. Zo kan hij de juist vragen stellen, voorbeelden geven en onderwerpen behandelen.

Uitgangspunten voor deze duurzame samenwerking zijn:

• Zo weinig mogelijk juridisch jargon.
• Gericht op de kern; waar gaat het nu om.
• Wat zijn de gewenste waarden en normen.
• Transparant, duidelijk en in begrijpelijke taal.
• Vanuit vertrouwen (een arbeidscontract bevat bijvoorbeeld veel regels uit wantrouwen).
• Gezamenlijk doel c.q. intentie.
• De relatie centraal.
• Toekomstgericht.
• Win-win.

Preventieve mediation en start-ups

Preventieve mediation werkt goed bij het begin van een langdurende c.q. duurzame samenwerking. Denk aan een start-up, joint venture, Vof, maatschap maar ook bij een belangrijk dienstverband.

Bij een start-up worden in deze sessies bijvoorbeeld onderwerpen als aandeelhouderschap, rol- en taakverdeling, verantwoordelijkheden, samenwerking en communicatie binnen het team of de samenwerking besproken. Taken, doelen en verwachtingen met elkaar afgestemd. De mogelijke aspecten welke behandeld worden kunnen relationeel, zakelijk en juridisch zijn.

Hierdoor ontstaat bewustwording ten aanzien van de kracht van de samenwerking maar ook van de risico’s. Door hier in een vroeg stadium aandacht aan te besteden is het mogelijk om eventuele pijnpunten tijdig te traceren en op te lossen. Verschillende problemen kunnen daardoor worden voorkomen of in betere banen worden geleid.

Periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks, kan zo’n sessie onder begeleiding van een neutrale derde worden herhaald. Dit om alle belangrijke afspraken nog eens te bespreken en waar nodig aan te scherpen.

Preventieve mediation en dienstverbanden

Bij een sollicitatie wordt voornamelijk gekeken naar kennis, ervaring en vaardigheden van de kandidaat. Maar het echt afstemmen van zaken als bedrijfscultuur, communicatievormen, sfeer en karakters wordt vaak met minder diepgang behandeld. Kennis en vaardigheden kun je daarentegen vaak makkelijker bijsturen dan de meer persoonlijke succesfactoren.

Nu wordt de sollicitatie vaak afgesloten met een formeel contract met daarin zaken als: concurrentiebeding, relatiebeding, geheimhoudings beding. Met preventieve mediation echter, kan er vooraf een betere afstemming worden gemaakt over de zachtere zaken welke juist belangrijk zijn voor het succes van de nieuwe medewerker en het team.
Wanneer de wisselwerking van de nieuwe persoon met het team of bedrijf essentieel is dan wordt aanbevolen deze overlegvorm in te voeren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een nieuwe manager, directeur of toezichthouder.

Voorbeelden preventieve mediation

• Samenwerkingsverband (zakelijk of anders), waar partijen het wenselijk vinden (periodiek) om met een neutrale derde diverse zaken door te spreken.
• Voorfase van een samenwerking. Om te kijken of de partijen ook op andere, waaronder persoonlijke, vlakken bij elkaar passen.
• Voorfase van een fusie of overname. Voorbeelden van overnames welke zijn mislukt door verschil in cultuur of persoonlijkheden zijn er te over.
• Aan het begin van een reorganisatie of implementatie van een nieuw automatiseringssysteem met alle directbetrokkenen.
• Eigenlijk zou elke toetreder (werknemer maar ook zelfs leverancier) in een familiebedrijf vooraf dieper in de persoonlijke match moeten kijken.
• Voor een huwelijk. Het puur oordelen op basis van emotie (zoals verliefdheid of liefde) is niet altijd de beste raadgever. En alleen huwelijksvoorwaarden via een notaris is voornamelijk zakelijk en redelijk standaard. Preventieve-mediation houdt rekening met emotie van beide partijen en doet aan maatwerk.

‍